Bestandserfassung, auch bekannt als Bestandsaufnahme oder Inventur, bezeichnet den Prozess, bei dem Unternehmen ihre physischen Warenbestände zählen, dokumentieren und überwachen. Dies umfasst sowohl verkaufsfertige Produkte als auch Rohmaterialien, die zur Herstellung neuer Produkte verwendet werden. Bestandserfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des Bestandsmanagements und spielt eine entscheidende Rolle im Einzelhandel, E-Commerce und Omnichannel-Geschäftsmodellen. Die Bedeutung der Bestandserfassung lässt sich aus verschiedenen Gründen erkennen:
Genauigkeit der Lagerhaltung: Eine regelmäßige Bestandserfassung trägt dazu bei, die Genauigkeit der Lagerbestände zu gewährleisten. Dies ermöglicht Unternehmen, die richtige Menge an Produkten auf Lager zu haben und sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen ihrer Kunden gerecht werden.
Vermeidung von Überbeständen und Fehlbeständen: Die Bestandserfassung hilft dabei, Überbestände und Fehlbestände zu identifizieren. Überbestände binden Kapital und Lagerfläche, während Fehlbestände zu verlorenen Verkäufen und unzufriedenen Kunden führen können. Durch die Optimierung der Lagerbestände können Unternehmen Kosten sparen und ihre Rentabilität verbessern.
Diebstahl- und Verlustprävention: Eine genaue Bestandserfassung ermöglicht es Unternehmen, Verluste durch Diebstahl, Beschädigung oder Verderb zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dies trägt dazu bei, die Sicherheit im Lager zu erhöhen und finanzielle Verluste zu reduzieren.
Effiziente Planung und Prognose: Die Bestandserfassung liefert wertvolle Daten, die Unternehmen bei der Planung und Prognose von Verkäufen, Nachfrage, Produktion und Einkauf unterstützen. Mit diesen Informationen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Geschäftsstrategien anpassen.
Rechtliche Anforderungen und Buchhaltung: In vielen Ländern, einschließlich Deutschland, sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, regelmäßig Bestandserfassungen durchzuführen und genaue Aufzeichnungen über ihre Warenbestände zu führen. Diese Informationen sind für die Finanzbuchhaltung, Steuererklärungen und die Einhaltung von Handelsvorschriften erforderlich.
Insgesamt trägt eine effektive Bestandserfassung zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz, Kostensenkung und Kundenzufriedenheit bei. Es ist ein essenzielles Instrument für Unternehmen im Einzelhandel, E-Commerce und Omnichannel, um wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristig erfolgreich zu sein.
Bestandserfassung ist ein grundlegender Aspekt für jeden Händler, unabhängig davon, ob er im Einzelhandel, E-Commerce oder Omnichannel tätig ist. Eine effiziente Bestandserfassung ermöglicht es einem Unternehmen, die Verfügbarkeit von Produkten genau zu verfolgen, um eine optimale Kundenbetreuung zu gewährleisten und gleichzeitig die Lagerhaltungs- und Versandkosten so gering wie möglich zu halten. In diesem Beispiel werden wir die Bestandserfassung für einen mittelständischen Händler mit mehreren Verkaufskanälen betrachten.
Unser fiktiver Händler verkauft Bekleidungsartikel sowohl in einem physischen Ladengeschäft als auch über einen Online-Shop. Um eine effiziente Bestandserfassung durchzuführen, hat das Unternehmen folgende Schritte unternommen:
Implementierung einer Bestandsverwaltungssoftware: Der Händler hat in eine moderne Bestandsverwaltungssoftware investiert, die eine Echtzeit-Überwachung von Lagerbeständen ermöglicht. Diese Software ist sowohl mit dem Kassensystem im Ladengeschäft als auch mit dem Online-Shop verbunden und sorgt dafür, dass die Lagerbestände jederzeit auf dem neuesten Stand sind.
Regelmäßige Bestandsprüfungen: Obwohl die Bestandsverwaltungssoftware eine genaue Erfassung der Lagerbestände ermöglicht, führt der Händler trotzdem regelmäßige manuelle Bestandsprüfungen durch. Diese dienen dazu, die Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen zu überprüfen und eventuelle Diskrepanzen festzustellen und zu beheben.
Verwendung von Barcodes und RFID-Tags: Um den Bestandsverfolgungsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen, sind alle Artikel im Lager und im Ladengeschäft mit Barcodes oder RFID-Tags versehen. Dadurch wird das Scannen und Aktualisieren der Bestandsinformationen im System automatisiert und menschliche Fehler reduziert.
Einführung von Mindest- und Höchstbestandsmengen: Um sicherzustellen, dass immer genügend Waren auf Lager sind und gleichzeitig Überbestände vermieden werden, hat der Händler für jeden Artikel Mindest- und Höchstbestandsmengen festgelegt. Wenn der Bestand eines bestimmten Artikels unter die festgelegte Mindestmenge fällt, wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst, um die Verfügbarkeit für die Kunden sicherzustellen.
Zentralisierung des Lagers: Um die Bestandserfassung und den Warenfluss zu optimieren, hat der Händler alle Waren in einem zentralen Lager untergebracht. Von hier aus werden die Artikel sowohl an das Ladengeschäft geliefert als auch direkt an die Online-Kunden versandt. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Bestände und reduziert die Komplexität der Logistik.
Durch die Implementierung dieser Maßnahmen kann unser fiktiver Händler eine effiziente Bestandserfassung gewährleisten, die sowohl für das physische Ladengeschäft als auch für den Online-Verkauf geeignet ist. Dies führt zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit, da die gewünschten Produkte immer verfügbar sind, und hilft dem Unternehmen, die Lagerhaltungs- und Versandkosten zu minimieren.