Kein Flurfunk, keine Emailverteiler: Die Kommunikationskultur in der distributed company

Daher betonen wir immer gerne, wie der Austausch von Informationen mit web-basierten Tools viel besser archiviert werden kann als zum Beispiel der Flurfunk. Diskussionen, die nicht per Mail sondern auf Basecamp stattfinden, können besser durchsucht werden und sind für das ganze Team jederzeit zugänglich.Besonders in wissensbasiert arbeitenden Unternehmen kann dieser Mehrwert durchaus geschäftskritische Bedeutung haben.

Die eigentliche Schwierigkeit bei der Kommunikation in der distributed company wird dadurch aber noch nicht gelöst. Denn diese besteht vor allem auf der menschlichen Ebene. Die Teammitglieder müssen sich bei der permanenten aber asynchronen Sende- und Empfangsbereitschaft deutlich mehr als in anderen Beschäftigungsverhältnissen bemühen, die Grundregeln der Kommunikation jederzeit einzuhalten. Das klappt vor allem dann, wenn alle im Team daran beteiligt sind eine gute Kommunikationskultur pro-aktiv mit zu gestalten. Eine Kommunikationskultur lässt sich am besten durch ein klares Regelwerk initiieren. Folgende Eckpunkte können dabei eine Hilfestellung sein:

★ Erwartungsmanagement betreiben:

• Besonders wichtig ist eine Einteilung der Tools in “nice-to-check” und “need-to-check”. Gruppenchats wären ein gutes Beispiel für “nice-to-check” - ein verpasstes Gespräch muss dann nicht nachgelese werden.
• Außerdem ist es hilfreich, ein Maximum an Reaktionszeiten auf Anfragen festzulegen: das fördert das Erwartungsmanagement und verhindert ungewollte Wartezeiten im Team.
• Alle Mitarbeiter können jederzeit davon ausgehen, dass ihre Kollegen während der Arbeitszeit online sind oder es zeitnah sein werden und Verpasstes pro-aktiv nachholen
• Es gibt wenige Meetings für das ganze Team, aber diese finden zu einem festen Zeitpunkt statt und sind “heilig”.

★ Einsatz der Tools klären:

• Jeder Form der Kommunikation wird ein bevorzugtes Kommunikationstool zugeordnet.
• Für jedes Tool ist klar, wie die Informationsmechanismen konfiguriert sind: wie oft werden Updates oder Inhalte gepusht?
• Zu Beginn eines Projekts oder Meetings werden die Tools für den Austausch und die Dokumentation der dazugehörigen Informationen festgelegt
• Es ist immer ein Versuch wert, Emails so wenig wie möglich zu nutzen: Ausnahmen sind vertrauliche Informationen oder die Einbindung externen Kooperationspartner

★ Freiraum geben:

• Neben den vielen zweckgebundenen Tools war es wichtig, eine virtuelle Teeküche einzurichten, in der wir uns jederzeit informell austauschen können
• Im Konfliktfall: Führt schriftliche Kommunikation zu Missverständnissen, ist der Griff zum Telefon die Lösung

★ Transparenz schaffen:

• Teammeetings werden im Netz gestreamt, damit sich alle Interessierten einklinken können. Sie werden auch gleich aufgenommen und archiviert, damit abwesende Teammitglieder Verpasstes nachholen können.
• Alle Teammeetings werden protokolliert. Die Protokolle werden veröffentlicht - und so archiviert.

★ Konsequent sein:

• Wir versuchen exzessive Kommunikation zu fordern und zu fördern: so können die Schnittstellen untereinander gut wahrgenommen und besser gestaltet werden.
• Es ist sehr wichtig, dass wir unsere Regeln immer einhalten - auch wenn alle mal an einem Ort zusammen kommen. Sie sind die Grundlage, die die Kommunikationskultur am Leben erhält und festigt.

Die richtige Technologie und das passende Regelwerk sind allerdings nur einige der Puzzleteile, die zu einer guten Zusammenarbeit der Mitarbeiter der distributed company beitragen. Im nächsten Beitrag schreiben wir deswegen etwas ausführlicher darüber, wie man in der distributed company trotz räumlicher Distanz als Team zusammenwächst.