Udo Kraft
Büro-Alltag: 4 Tipps für dein Zeitmanagement
Wenn von "acht Stunden" die Rede ist, denkst du da auch automatisch an deinen Arbeitstag? In diesen acht Stunden solltest du alles auf deiner To-Do-Liste erledigen, aber wie es uns oft passiert, kriegt man doch nicht alles fertig und man muss einige Sachen noch daheim erledigen oder auf den nächsten
Im Endeffekt sind acht Stunden lang, oder nicht!? Wenn du mal kurz darüber nachdenkst, kann man richtig viel in acht Stunden erledigen. In der Zeit kann man nach Amerika fliegen, einen Marathon laufen oder den Haushalt zwei Mal komplett auf Vordermann bringen. Wieso denken wir dann, dass acht Stunden nicht ausreichen, seine To-Do's im Job abzuarbeiten?
Einfach - wir laden uns zu viel auf, haben zu viel um die Ohren oder sind sehr einfach abgelenkt. Wie kannst du sich also versichern, dass du am Ende deines Arbeitstages die Zeit so gut wie möglich ausgenutzt hast und ohne schlechtem Gewissen den Feierabend und dein Privatleben genießen kannst? Hier ein paar Tipps:
Zeitmanagement
Wie schon so oft genannt, gibt es viele Zeitmanagement Methoden die dir damit helfen können. Von der ToDo Liste, bis zur Pomodoro-App, GTD (GettingThisDone), und Eisenhower Methode, es gibt viele die dir helfen können, die Prioritäten zu setzen und nur die wichtigsten Dinge zu tun. Die Methoden sind darauf basiert, dass man eher die wichtigen und lästigen Sachen zuerst macht, und danach die nicht so wichtigen (aber wahrscheinlich spaßigeren) Dinge tut. Die Methoden solltest du ausprobieren und es ist bestimmt eine dabei, die hilft.
Das Eisenhower Prinzip ist eines der gängigsten Methoden, seinen Tag bzw. seine Aufgaben immer wieder auf's Neue zu strukturieren. (Grafik: thingamajiggs / fotolia.com)
Ein stilles Örtchen
Ein ruhiges Plätzchen finden - das hört sich vielleicht selbstverständlich an, aber manchmal ist es schier unmöglich. Das Telefon klingelt, der Kollege fragt etwas, das System funktioniert nicht mehr... Wie soll man sich da auf eine Aufgabe konzentrieren? Klar, außergewöhnliche Situationen passieren, und selbst der beste Zeitmanager kann sich nicht dagegen wehren. Aber falls möglich, tut es manchmal gut, aus dem Home-Office zu arbeiten oder sich einfach den Meeting Raum reservieren. So kann man ungestört seine Arbeit tun und sich besser konzentrieren.
Hannah Bahl hat für Berlin elf Orte zusammengestellt, an denen man ungestört - und trotzdem nicht allein - arbeiten kann. (Screenshot: http://mitvergnuegen.com)
Kein Multitasking
Es ist aus eigener Erfahrung nicht besonders empfehlenswert, mehrere Sachen gleichzeitig zu tun. Auch wenn du denkst, dass es besser ist, die Situation gleich lösen zu wollen und währenddessen noch schnell dem Kunden eine Email schreibst, ist es im Endeffekt nicht wirklich die richtige Lösung. Man muss danach nochmals alles doppelt lesen, um sicher zu sein, dass man auch das richtige geschrieben hat. Neulich war ich am Telefon mit dem Kunden und wollte gleichzeitig auf eine E-Mail antworten. Nach einem längeren Gespräch habe ich aufgelegt und wollte die E-Mail eigentlich gleich abschicken... Zum Glück hab ich vorher noch mal gelesen. Ich hatte gar nicht gemerkt, dass ich eigentlich mein Telefonat mitgeschrieben habe, anstatt auf die Mail zu antworten. Naja, es soll ja Menschen geben, die Multitasking besser beherrschen, als andere.
Teste doch mal, wie fit dein Kopf wirklich ist: Multitasking-Test mit Online-Gehirnjogging.
Eine Software als Hilfsmittelchen
Es gibt heutzutage eine Reihe von Softwares, die dir helfen, deine Produktivität zu erhöhen - dich bestenfalls ohne Ablenkung zu konzentrieren oder alles automatisiert zu haben.
Wir haben viele Tools zur Auswahl, die uns im Büro helfen. Von den grundlegenden Tools wie Excel und den Tools, die messen können, wie lange man an verschiedenen Programmen arbeitet, wie zum Beispiel RescueTime, bis zur Zeiterfassung und Abrechnungs-Software, wie primaERP oder Harvest (das übrigens auch in unserem VersaCommerce-Team zum Einsatz kommt).
So sieht ein Time-Tracking-Kalender aus, wenn eine Arbeitswoche um ist (Screenshot: primaerp.com)
Da vieles heute in der Cloud ist, kann man überall auf die Apps zugreifen und auch mit jedem Kollegen oder Chef teilen. Während die einen Tools dich zwingen konzentriert zu arbeiten, legt die Zeiterfassung Wert auf Vertrauen. Jeder Arbeitsnehmer erfasst die Zeit, die er an Projekten, Kunden oder Aufgaben verbringt und kann dann am Ende der Woche selbst sehen, ob er zu viel Zeit damit verbracht hat und wie effizient die Arbeit eigentlich war.
Es gibt verschiedene Methoden, um seine acht Stunden einzuteilen und am Ende wirklich produktiv gewesen zu sein. Egal welchem Tipp oder Tool ihr folgen möchtet, am Ende des Tages wollen wir doch alle unser Zeil erreichen, die Arbeit erledigt zu haben. Fertig? Dann los zum Joggen oder Grillen mit Freunden.