15 Schritte: Wie du fokussierter und effizienter arbeiten kannst

„Jetzt konzentrier dich doch mal“. Diesen Spruch, den wir früher bevorzugt von unseren Eltern oder Lehrern gehört haben, werfen wir uns heute wohl selber mehrfach täglich an den Kopf. Je eigenständiger wir arbeiten, desto mehr müssen wir uns selbst disziplinieren, uns auch tatsächlich mit der gerade anstehenden Arbeit zu befassen – und nicht von einer der zahllosen anderen Optionen ablenken zu lassen. Schließlich sind Ablenkungen allgegenwärtig und werden im digitalen Zeitalter immer mehr. War es vor ein paar Jahren noch die E-Mail, die als Sündenbock für abnehmende Produktivität herhalten musste, kommt die uns angesichts von Facebook, WhatsApp und den diversen Team-Messaging-Tools schon geradezu entschleunigt vor.

Es gibt aber nicht nur immer mehr Kanäle, auf denen immer mehr Menschen mit uns in Kontakt treten, sondern auch immer mehr Inhalte, die uns locken – ob informativ oder unterhaltend. Wie soll man bei all dem eigentlich überhaupt noch zum Arbeiten kommen?

Gehört es auch zu deinen guten Vorsätzen, im neuen Jahr wieder mehr zu schaffen? Dann solltest du hier weiterlesen: Wir haben für euch nämlich 15 Tipps zusammengestellt, wie ihr euch effizienter auf eure Arbeit konzentrieren könnt.

1. Motiviere dich.

Wer einen guten Grund hat, zu arbeiten, der arbeitet in der Regel auch effizienter. Wenn du genau genommen gar nicht so genau weißt, warum du das alles eigentlich tun sollst, wird es ganz automatisch nur im Schneckentempo vorangehen. Wenn du Motivationsschwierigkeiten hast, setz dich vor dem Arbeiten hin und schreibe dir auf, welche positiven Effekte es hat, wenn du diesen Job jetzt erledigst. Ob für dich, deinen Arbeitgeber, deine Kunden oder die ganze Welt.

2. Bereite dich gut vor.

Natürlich sollten alle benötigten Arbeitsgeräte und Unterlagen bereitliegen, versteht sich. Zu einer guten Vorbereitung auf effizientes, fokussiertes Arbeiten gehört aber mehr, und das fängt mit genügend Schlaf und einem guten Frühstück an. Stell dir etwas zu trinken bereit – Tee oder Kaffee und am besten immer eine Flasche Wasser. Ein ausgetrockneter Kopf denkt nicht gern. Was du sonst noch brauchst, weißt du selbst am besten: Wenn du schnell kalte Füße bekommst, zieh dir Extra-Socken an, wenn dir schnell heiß wird, sorge für frische Luft. Überhaupt solltest du soweit möglich sicherstellen, dass die Arbeitstemperatur stimmt – und sei es nur, indem du dich nach dem Zwiebelprinzip anziehst, damit du dich je nach Bedarf mehr oder weniger warm verpacken kannst. Perfekt vorbereitet bist du, wenn du auch für den schnellen Hunger etwas bereitliegen hast. Am besten ein paar Möhrensticks, Apfelstücke oder Nüsse – zur Not halt einen Schokoriegel.

Das gleiche wie für den Schokoriegel gilt übrigens für den Kaffee: Die Menge macht’s. Etwas Kaffee macht wach und hilft, uns zu fokussieren, zu viel Kaffee putscht auf. Dann ist der Fokus dahin. Und wenn es ohne Kaffee gar nicht mehr geht, ist das auch nicht förderlich für die Produktivität. Wenn es trotzdem etwas Warmes sein soll, kann auch Tee eine gute Alternative sein: Je nach Sorte macht auch der wach, hat aber nicht so einen stark aufputschenden Effekt wie Kaffee.

3. Eat the frog.

Keine Lust auf Froschschenkel? Keine Sorge. Mit dem Schlagwort „Eat the frog“ ist nur bildlich gemeint, dass die fiese Kröte am besten zuerst geschluckt werden sollte. Sprich: Erledige das Schwierigste zuerst. Jobs, die Kreativität und hohe Konzentration erfordern, gehen meist morgens am schnellsten, wenn du noch wach und ausgeruht bist. Die Reisekostenabrechnung kannst du auch noch in der müden Phase nach der Mittagspause oder kurz vor Feierabend erledigen. Außerdem hast du dann den Rest des Tages das gute Gefühl, die schwierigste Aufgabe des Tages schon hinter dir zu haben.

4. Finde deine produktivste Phase.

Nicht jeder arbeitet allerdings zur selben Zeit am produktivsten. Ausgeschlafen zu sein, schadet sicherlich nie, wann man sich am besten konzentrieren kann, ist aber auch Typsache. Finde selber für dich heraus, wann deine produktivste Phase ist, und versuche, die komplexesten und herausforderndsten Aufgaben genau dann zu erledigen.

5. Packe kleine Pakete.

Wenn die Aufgaben zu komplex werden, ist es Zeit, sie in kleinere Abschnitte aufzuteilen. Der To-Do-Listen-Punkt „Neue Website bauen“ wird dich so lange gedanklich erschlagen, dass du dich vermutlich nie drantraust. Pack deshalb kleinere Päckchen und fang mit einem ersten Schritt an. Dabei lässt sich auch am besten herausfinden, welche Anteile des Jobs du selber machen kannst und welche besser an andere delegiert werden sollten.

6. Mach Pausen.

Bei aller Konzentration und Disziplin: Ohne Pausen ist bald Schluss mit dem effizienten Arbeiten. Plane deshalb regelmäßige Pausen in deinen Arbeitsalltag mit ein. Besser als diese an feste Uhrzeiten zu binden, kann es sein, sie vom Erledigen eines der unter Punkt 5 gepackten Päckchen abhängig zu machen – als Belohnung für ein Häkchen auf der To-Do-Liste zum Beispiel.

Oder auch gerade umgekehrt: Wenn du merkst, dass einfach nichts vorangehen will und du seit einer halben Stunde am selben Satz sitzt, dann ist die Zeit in eine Pause besser investiert.

7. Atme.

Konzentration braucht Sauerstoff. Am besten nutzt du die Pausen deshalb zum tiefen Durchatmen – idealerweise draußen. Zehn Minuten Bewegung an der frischen Luft können Wunder bewirken. Aber auch, wenn du nicht die Möglichkeit zu einem kurzen Spaziergang hast, kann bewusstes Durchatmen die Konzentration fördern. Einfach mehrfach hintereinander tief einatmen, kurz die Luft anhalten und dann konzentriert wieder ausatmen. Wenn du dabei noch das Fenster aufmachen kannst, umso besser.

Noch mehr Methoden gefällig? Dann werft doch mal einen Blick in diese Infografik von STL (Infografik: microsofttraining.net)

8. Weniger ist mehr.

Das gilt auf jeden Fall für deinen Arbeitsplatz, denn der sollte möglichst minimalistisch sein. Weg mit allem, was du für den aktuellen Job nicht brauchst. Auch wenn viele meinen, sie beherrschen das Chaos: Gedanken brauchen Platz. Und wenn dein Blick beim Nachdenken vom Protokoll der letzten Mitarbeitersitzung über die To-Do-Liste bis zum blinkenden Smartphone schweift, ist Ablenkung garantiert.

9. Reduziere Ablenkungen von außen.

Ein möglichst leerer Arbeitsplatz ist aber nur ein Schritt hin zum ablenkungsfreien Arbeiten. Viele Ablenkungen kommen von außen und lassen sich nur mäßig beeinflussen – versuch es trotzdem. Vereinbare mit deinen Kollegen, dass sie dich nur in dringenden Fällen direkt ansprechen und für nicht so eilige Themen vielleicht besser eine E-Mail schreiben. Stell dein Smartphone auf lautlos und pack es am besten in Schublade, Jacken- oder Handtasche, damit du es nicht die ganze Zeit blinken siehst.

10. Sorge für Ruhe.

Wenn du nicht gerade alleine in einem Büro sitzt, und das am besten weit weg von den Kollegen, wird sich ein gewisser Pegel an Umgebungsgeräuschen kaum vermeiden lassen. Auch dem kannst du aber entgegenwirken. Zum Beispiel mit geräuschreduzierenden Kopfhörern. Oder indem du dir über Kopfhörer leise Instrumentalmusik anhörst, vorzugsweise auf Repeat. Im besten Fall kannst du dich mit der immer gleichen Musik sogar so konditionieren, dass du sofort in konzentrierte Arbeitsstimmung kommst, sobald du sie hörst – wäre das nicht praktisch?
Kopfhörer auf den Ohren können übrigens auch als prima Signal an deine Kollegen dienen, dass sie dich jetzt gerade bitte nur dann stören sollen, wenn es wirklich nicht anders geht.

11. Aufschreiben hilft beim Vergessen.

Ablenkung kommt aber nicht nur von außen, sondern viel zu häufig auch aus den eigenen Gedanken. Du steckst gerade mitten in einem wichtigen Text, da fällt dir ein, dass der Projektleiter bis heute Abend noch deine Rückmeldung zur Social-Media-Strategie haben wollte. Oder dass du heute unbedingt noch Butter einkaufen musst. Wenn diese Gedanken immer weiter in deinem Kopf herumschwirren, kannst du fokussiertes Arbeiten vergessen. Leg dir für solche Fälle einfach einen Zettel oder ein Notizbuch parat, in dem du plötzliche Ideen notieren kannst. Wenn sie einmal aufgeschrieben sind, kannst du sie getrost wieder vergessen und dich wieder auf das aktuelle Thema konzentrieren.

12. Dokumentiere deinen Fortschritt.

Aufschreiben kann auch in noch ausführlicherer Form sehr hilfreich sein. Versuch doch mal, ein (Arbeits-)Tagebuch zu schreiben. Nimm dir jeden Tag eine Viertelstunde Zeit, deine Fortschritte zu notieren und Erfolge aufzuschreiben. Indem du dich auf das fokussierst, was du bereits geschafft hast, erlangst du auch Klarheit darüber, was noch zu tun ist – und wie du diese Ziele erreichen kannst. Und ganz nebenbei bringt die Erfolgssammlung, in die du immer wieder hineinschauen kannst, Motivation für schwierigere Zeiten.

13. Schluss mit Multitasking.

Den aktuellen Newsletter schreiben und parallel mit dem Kollegen das Mitarbeitermeeting vorbereiten, während drei WhatsApps und vier Team-Messages eingehen? Vergiss es. Auch wenn es verlockend klingt, gleich mehrere Dinge auf einmal zu erledigen – schneller geht das nicht. Und das Ergebnis ist in den seltensten Fällen der eingesetzten Zeit angemessen. Konzentriere dich immer nur auf ein Thema zur Zeit. Wenn du mehrere Projekte parallel betreuen musst, ordne den Themen klare Zeitfenster zu und arbeite sie nacheinander ab.

14. In 3 Minuten vom Tisch.

Je länger deine To-Do-Liste wird, desto weniger kannst du dich auf die wichtigen Themen konzentrieren. Erleichterung verschaffen kannst du dir mit der 3-Minuten-Regel: Alles, was auf deiner To-Do-Liste landet und nicht länger als 3 Minuten dauert, erledigst du sofort. Dann kannst du es streichen, damit einen Erfolg verbuchen und Liste und Kopf sind um einen Punkt leerer.

15. Zähme die Zeitfresser.

Facebook, Twitter & Co. können zweifelsohne spannend und hilfreich sein. Und können wie kaum etwas anderes einen Vormittag im Flug vergehen lassen. Vor allem, wenn man im Internet sein Geld verdient und Soziale Medien auch als Arbeitsinstrumente nutzt, gehört zum Umgang damit jede Menge Disziplin, denn als Zeitfresser sind die Sozialen Medien ungefähr genauso erfolgreich wie als Kontaktmedium. Schau also genau hin, wie viel Zeit du in den diversen Streams und Timelines verbringst, und setze deine Zeit dort im Zweifel ganz bewusst ein. Wenn du die Kanäle nutzt, um beruflich in deiner Bubble über Trends und Themen auf dem Laufenden zu bleiben, setze dir eine Frist, wieviel Zeit du dafür aufwenden kannst. Und wenn das Scrollen durch die Timeline reines Privatvergnügen ist, braucht es ohnehin einen privaten Platz. Beispielsweise zum Kaffee nach der Mittagspause. Dazwischen gehören die Kanäle aus- oder zumindest stummgeschaltet. Wenn du nicht gerade als Social-Media-Beauftragter für die zeitnahe Beantwortung von Fragen und Kommentaren auf eurer Unternehmens-Facebookseite zuständig bist, natürlich.

Gleich anfangen

Alles kein Hexenwerk, richtig? Dann dürfte es ja kein Problem sein, gleich heute einen der genannten Tipps einfach mal umzusetzen. Probiert es doch einfach mal aus – oder habt ihr eure ganz eigenen Methoden, wie ihr euch auf die Arbeit fokussieren könnt? Was hilft euch dabei, alles andere auszuschalten und euch nur auf das gerade anstehende Thema zu konzentrieren? Wir freuen uns über eure Ideen und Tipps in den Kommentaren…