Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung für Vertretungsberechtigte/ Bevollmächtigte „Juristische Personen“

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir dir einen Überblick über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns und deine Rechte aus dem Datenschutzrecht.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, kannst du den nachfolgenden Ausführungen entnehmen.

Bitte gib die Informationen auch an die aktuellen und künftigen Vertretungsberechtigten Personen und wirtschaftlich Berechtigten weiter. Dazu zählen z.B. Begünstigte im Todesfall, Prokuristen oder Bürgen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Die verantwortliche Stelle ist:

VersaCommerce Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbH
Geschäftsführung
Bödekerstraße 22
30161 Hannover
Telefon: +49 (0511) 1659070
E-Mail-Adresse: we.love@versacommerce.de

Du erreichst unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
datenschutzbeauftragter@versacommerce.de

Wenn ich auf diesen Webseiten surfe ...

Werden hier Cookies verwendet?

Ja, wir verwenden Cookies um das Besucherverhalten zu analysieren, den Erfolg unserer Werbung zu kontrollieren und auch, um Provisionen für die Vermittlung an unsere Partner zu erhalten. Wenn du nicht möchtest, dass Cookies bei dir gesetzt werden, dann schalte dies bitte in deinem Browser entsprechend ein.


Wie erfolgt das Website-Tracking?

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. ("Google"). Google Analytics verwendet sogenannte "Cookies", Textdateien, die auf deinem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch dich ermöglichen. Die Übertragung deiner IP-Adresse erfolgt dabei in anonymisierter Form (Verkürzung der IP-Adresse), was die Möglichkeit der Zuordnung der gespeicherten Informationen zu einem bestimmten Nutzer ausschließt.

Google nutzt diese Informationen, um die Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Google wird diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.

Google wird die anonymisierte IP-Adresse nicht mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Du kannst die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung deiner Browser Software verhindern; wir weisen dich jedoch darauf hin, dass du in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen kannst.

Durch die Nutzung dieser Website erklärst du dich mit der Bearbeitung der über dich erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

Was passiert, wenn ich mir hier Videos anschaue?

Auf dieser Webseite, zu der auch die Dokumentationen und das Benutzerhandbuch gehören, werden eingebettete Videos angeboten, die auf der Plattform YouTube - gehörig zur Google Inc., ansässig in San Bruno/Kalifornien, USA - gespeichert sind. Wenn du eingebettete Videos auf dieser Seiten sehen möchtest, wird deine IP-Adresse an den Betreiber des Videoportals gesendet. Daher ist es möglich, dass der Videoanbieter deine Zugriffe speichern und dein Verhalten analysieren kann. Weitere Informationen zur Erhebung und Nutzung deiner Daten durch YouTube erhältst du in den dortigen Hinweisen zum Datenschutz unter www.youtube.com.

Wenn ich VersaCommerce teste oder buche ...

Welche Quellen und Daten werden genutzt?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von dir in deiner Funktion als Vertreter/Bevollmächtigter der juristischen Person (Testkunde oder Kunde) erhalten. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogenen Daten des Vertretungsberechtigten/Bevollmächtigten können sein:

Name, Adresse, andere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse), Bankkonto-Daten, Steuer-ID.

Bei Abschluss und Nutzung von Dienstleistungen können zusätzlich zu den vorgenannten Daten weitere personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Diese umfassen im Wesentlichen:

  • Daten von Personen, die durch dich zum Nutzen der Dienstleistung berechtigt wurden (weitere Benutzer).
  • Daten zu Art und Häufigkeit der Nutzung unserer Produkte, des Supports und des Newsletter-Versands.


Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs.1 b DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1e DSGVO)
Zudem unterliegen wir als Gesellschaft diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze, Anforderungen aufgrund von EU-Förderung).

Im Rahmen von Interessenabwägungen (Artikel 6 Abs. 1f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir deine Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit
  • Verhinderung von Straftaten
  • Optimierung unsere Produkte, Dienstleistungen und Services
  • Kunden-Informationen per E-Mail zu Neuheiten und Anforderungen, die du erfüllen musst - dies kannst du direkt in der E-Mail abbestellen

Aufgrund deiner Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1a DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1e DSGVO)
Solange du uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe an externe Dienstleister) erteilt hast, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis deiner Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden ist. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und Verarbeitungen bis dahin nicht betroffen sind.

Wer bekommt meine Daten bei VersaCommerce?

Innerhalb von VersaCommerce erhalten diejenigen Zugriff auf deine Daten, die diesen zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Unsere Mitarbeiter sind in den Prozessen und Methoden zum Schutz deiner Daten unterwiesen und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Informationen über dich dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, du eingewilligt hast und/oder die von uns beauftragten Auftragsdatenverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/BDSG) garantieren.

Erhalten weitere Stellen meine Daten?

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen erhalten zu Zwecken der vertraglichen und gesetzlichen Pflichterfüllung sowie zu Erreichung unseres Geschäftszwecks persönliche Daten von dir.

Wir verarbeiten deine Daten außerdem mit verschiedenen Software-Anwendungen, um mit dir zu kommunizieren, den Support zu erbringen und dich als Kunden zu verwalten (Abrechnung, usw.).

Mit den Dienstleistern, Erfüllungsgehilfen und Betreibern von eingesetzten Software-Anwendungen haben wir einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) geschlossen, der die von ihnen verwendeten Methoden zur Sicherung deiner Daten gegen Missbrauch und Weitergabe dokumentiert.

Bei Einsatz von Erweiterungen (Apps, Integrations) und elektronischen Bezahlmethoden können persönliche Daten deiner Kunden, in Einzelfällen auch deine persönlichen Daten, an die Betreiber der von dir aktivierten Services übertragen werden. Bitte kläre dies im Rahmen deiner Informationspflicht gegenüber deinen Kunden mit den Anbietern direkt ab.

Werden Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung der Aufträge des Kunden, für den du handelst erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), du uns eine Einwilligung erteilt hast oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister in Drittstaaten eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.


Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern deine personenbezogenen Daten, solange du für die jeweilige juristische Person uns gegenüber vertretungsberechtigt bist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre (z.B. nach HGB und AO)
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des BGB können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahren betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
  • Erfüllung von Aufbewahrungsfristen im Rahmen der Förderung durch die EU bis zu 17 Jahren


Wo werden meine Daten gespeichert?

Die Speicherung deiner Daten erfolgt auf unseren Servern, diese stehen in Frankfurt a.M. und befinden sich somit im deutschen Rechtsraum.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jeder Testkunde oder Kunde von VersaCommerce hat das Recht

  • auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie
  • auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V. mit § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kannst du jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.


Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit der von dir uns gegenüber vertretenen juristischen Person musst du uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Vertretung/Bevollmächtigung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten müssen wir dich in der Regel als Vertretungsberechtigten/Bevollmächtigten ablehnen bzw. müssen eine bestehende Vertretungsberechtigung/Bevollmächtigung aufheben.

Wenn ich meinen Handel mit VersaCommerce betreibe:
Was ist mit den Daten meiner Kunden?

Die Speicherung der Daten deiner Kunden erfolgt ebenfalls in Frankfurt a.M., also im deutschen Rechtsraum.

Deine Kunden habe die gleichen Rechte, wie du gegenüber uns, also kurz gesagt das Recht auf Auskunft, Anpassung und Löschung bzgl. ihrer personenbezogenen Daten.

Die personenbezogenen Daten finden sich bei VersaCommerce in folgenden Bereichen:

  • Kundenkonto (u.a. Kontakt- und Adressdaten, Bestell-Historie)
  • Bestellungen (Kontakt, Adresse, bestellte Ware, Zahlungsart, evtl. von dir erstellte Notizen)
  • Rechnungen (Adresse, gekaufte Ware, evtl. Zahlungsart)

Deine Kunden haben direkten Zugang zu ihrem Kundenkonto, wenn dieses durch sie eingerichtet wurde. Hier haben sie die Einsicht in ihre bei dir gespeicherten Daten, können selbst die Daten zu ihren Kontakt- und Adressdaten pflegen und auch direkt eine komplette Daten-Auskunft anfordern.

Wir machen es dir aber auch sehr einfach, die Daten-Auskunft selbst zu erteilen, siehe dazu die entsprechenden Seiten im Handbuch. Auch die Anpassung von Kundendaten kannst du direkt im Kundenkonto für ihn vornehmen.

Wenn dein Kunde seine personenbezogenen Daten bei VersaCommerce löschen lassen möchte, dann löscht du einfach sein Kundenkonto. Alle weitere Dokumente (Bestellungen, Rechnungen) bleiben erhalten und du bist ja auch verpflichtet, diese aufzubewahren, hier hat dein Kunde keinen Anspruch auf Löschung.

Falls du Apps installiert hast, oder über die Schnittstelle weitere Services nutzt, kann es sein, dass sowohl deine, als auch die Daten deiner Kunden an externe Anbieter übertragen werden. Bitte kläre die datenschutz-relevanten Fragen direkt mit diesen Anbietern und schließe ggfs. einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit diesen Anbietern.

Bekomme ich automatisch E-Mails von VersaCommerce?

Ja, wenn du einen Test bei uns startest, oder unser Kunde bist, setzen wir dich automatisch auf unseren Newsletter-Verteiler, da wir dir beständig wichtige Mitteilung zu neuen Funktionen und eventuell veränderter Bedienung des System geben müssen.

Für den Versand des Newsletters verwenden wir ein entsprechendes Tool und mit dem Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen, so dass sichergestellt ist, dass deine Daten nach den geltenden Gesetzten verarbeitet werden.

Du kannst den Newsletter jederzeit abbestellen, indem du auf den in jeder E-Mail unten platzierten Button "abbestellen" klickst. Alternativ kannst du dich auch an uns wenden und wir nehmen dich aus dem Verteiler.